Lập ngân sách bệnh viện cần làm gì?

Ngân sách bệnh viện đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì và phát triển hệ thống chăm sóc sức khỏe. Dưới đây là hướng dẫn những điều cần làm để lập ngân sách bệnh viện đạt được hiệu quả khả quan.

1. Xây dựng kế hoạch ngân sách bệnh viện là gì? 

Xây dựng kế hoạch ngân sách bệnh viện là ước tính doanh thu và chi phí trong một khoảng thời gian nhất định. Tại quy trình kể trên, số tiền cần phải được lên kế hoạch cho một số lĩnh vực nhất định, bao gồm chi phí vận hành và thiết bị vốn. 

Trong quá trình lập ngân sách, các nhà lãnh đạo phải tính đến các thành phần chủ yếu của việc lập kế hoạch chăm sóc sức khỏe. Ở đây bao gồm các giả định về tăng trưởng khối lượng, phản hồi và ý kiến ​​đóng góp từ các bên liên quan chính cũng như khả năng điều chỉnh vốn đầu vào và cả những tác động ngoại cảnh. 

Cuối cùng, một kế hoạch ngân sách được xây dựng tốt sẽ cho phép bệnh viện và các hệ thống y tế có đủ khả năng trong việc cung cấp dịch vụ chăm sóc có chất lượng trong tương lai.

2. Các loại ngân sách trong bệnh viện 

Các loại ngân sách bệnh viện được phân biệt dựa trên cơ chế hoạt động và mục tiêu sử dụng của bệnh viện, cụ thể là:

– Lập ngân sách hoạt động cho bệnh viện: là quá trình xác định nguồn kinh phí dự kiến ​​cho chi phí vận hành bệnh viện và chi phí nhân sự, chẳng hạn như tuyển chọn và đào tạo. Nhân sự thường là chi phí lớn nhất trong ngân sách hoạt động bệnh viện. 

Sâu hơn nữa, còn phải tính đến các chi phí cố định, như tiền lương, tiền làm thêm, tiền điện nước và các chi phí biến đổi khác. Nguồn ngân sách này cho phép các bệnh viện và hệ thống y tế giám sát và cân bằng giữa doanh thu và chi phí.

– Lập ngân sách vốn cho bệnh viện: là quá trình phân bổ kinh phí để mua hàng hóa lâu bền, chẳng hạn như giường bệnh, thiết bị hoặc cải tiến cơ sở hạ tầng. Chủ yếu là vì việc mua sắm từ nguồn tiền này có thể có tác động trực tiếp đến năng lực của bệnh viện trong việc cung cấp dịch vụ chăm sóc tốt hơn cho nhiều bệnh nhân hơn. 

Lập ngân sách vốn cho bệnh viện thường liên quan đến tầm nhìn chiến lược tổng thể của lãnh đạo có thẩm quyền đối với bệnh viện đó.

Khi so sánh ngân sách hoạt động với ngân sách vốn, điều quan trọng cần lưu ý là mặc dù hai ngân sách này tách biệt nhưng mỗi ngân sách lại ảnh hưởng lẫn nhau. Đầu tư vốn, chẳng hạn như cơ sở vật chất mới hoặc thiết bị công nghệ nâng cấp, có thể ảnh hưởng đến chi phí nhân sự và vận hành trong tương lai. 

Tuy nhiên, nguồn tài trợ cho những giao dịch mua đó có thể cần đến từ ngân sách hoạt động. Khi lập kế hoạch ngân sách bệnh viện, lãnh đạo phải cân bằng tác động qua lại của hai khoản ngân sách này.

– Dự báo luân phiên tại bệnh viện: là một quá trình để các nhà lãnh đạo bệnh viện cập nhật dự báo tài chính của họ hàng tháng hoặc hàng quý. Quá trình này sử dụng dữ liệu hoạt động trong khoảng thời gian vừa qua để cập nhật liên tục các dự báo ngắn hạn và dài hạn. 

Với những báo cáo và cập nhật thường xuyên, các nhà lãnh đạo có thể điều chỉnh chiến lược của mình khi điều kiện thay đổi. Bằng cách sử dụng dự báo luân phiên, các bệnh viện có thể lập kế hoạch hiệu quả hơn và đưa ra quyết định linh hoạt, dựa trên dữ liệu được đưa ra.

3. Tại sao lập ngân sách lại quan trọng với bệnh viện? 

Lĩnh vực y tế là một lĩnh vực đặc biệt với tính chất thay đổi nhanh chóng, phải liên tục thích ứng khi có nhu cầu mới của bệnh nhân, khi công nghệ và kỹ thuật y tế được cập nhật và phát triển. Một quy trình lập ngân sách bệnh viện hiệu quả có vai trò vô cùng quan trọng, cho phép các nhà lãnh đạo lập kế hoạch cho tương lai và thiết lập các ưu tiên xung quanh những hoạt động đặc biệt. 

Ngân sách bệnh viện là một công cụ quan trọng để hiểu quỹ được chi tiêu tốt nhất vào đâu cũng như cách phân bổ vốn giữa các phòng ban và dự án khác nhau. Điều này cho phép các bệnh viện và hệ thống y tế hoạt động hiệu quả hơn trong việc khám chữa bệnh và cung cấp dịch vụ chăm sóc bệnh nhân.

4. Những lợi ích của việc lập ngân sách với bệnh viện 

Lập ngân sách rất quan trọng trong việc ra quyết định của bệnh viện. Một quy trình ngân sách hiệu quả sẽ cho phép các nhà lãnh đạo ngành y tế điều chỉnh kế hoạch hoạt động với mục tiêu kế hoạch tài chính. Bên cạnh đó sẽ giúp việc đầu tư vốn ưu tiên cho các sáng kiến chiến lược phù hợp với sự phát triển của ngân hàng. 

Ngoài ra, việc lập ngân sách còn có lợi ích quản lý hiệu quả chi tiêu vốn và dòng tiền cho bệnh viện, giảm thiểu sai sót khi mua hàng, mua thiết bị. Cuối cùng, nó cũng giúp hiểu rõ hơn về việc phân bổ kinh phí cho từng dự án cho hoạt động tương lai.

5. Những thách thức liên quan đến ngân sách mà các bệnh viện phải đối mặt 

Do đặc điểm thường xuyên vận động và thay đổi nhanh chóng của ngành y tế, bệnh viện phải đối mặt với nhiều thách thức liên quan đến ngân sách. Một trong những thách thức khó lường nhất, đó là các sự kiện thiên tai, bệnh dịch không thể đoán trước. Chẳng hạn như đại dịch COVID-19, đã ảnh hưởng nặng đến nền kinh tế và đời sống xã hội. Những điều đó có thể khiến các ngân sách trở nên lỗi thời và không chính xác.

Khó khăn tiếp theo đến từ sự phát triển và áp dụng các công nghệ mới, chẳng hạn như y tế từ xa và y học tại nhà. Bên cạnh đó là việc sáp nhập, mua lại và gia tăng cạnh tranh thị trường từ các mô hình cung cấp dịch vụ chăm sóc mới đang phát triển mạnh.

Điều này sẽ làm giảm sự phụ thuộc của bệnh nhân vào bệnh viện và giảm lượng khách hàng đến sử dụng dịch vụ của bệnh viện. Ngoài ra, tình trạng thiếu lao động và chi phí gia tăng cũng khiến việc ngân sách bệnh viện gặp nhiều khó khăn.

Về mặt hàng hóa, thiết bị, khó khăn cũng đến từ các vấn đề và sự gián đoạn của chuỗi cung ứng, chẳng hạn như thiết bị bảo hộ cá nhân (PPE) hay tình trạng thiếu thuốc theo toa.

6. Những yếu tố nào ảnh hưởng đến ngân sách bệnh viện? 

Ngoài các yếu tố nằm trong tầm kiểm soát của bệnh viện, nhiều yếu tố bên ngoài có thể ảnh hưởng đến ngân sách ở đây, bao gồm:

– Những thay đổi về số lượng bệnh nhân ở các khoa hoặc đơn vị khác nhau, có thể ảnh hưởng đến việc lập ngân sách cho từng khoa hoặc từng đơn vị

– Lãi suất tăng, làm tăng mặt bằng giá cả của nền kinh tế, dẫn đến tăng lạm phát

– Chi phí mua lại vốn cao hơn

7. Quy trình lập ngân sách bệnh viện 

a. Theo phương pháp truyền thống

Quy trình lập ngân sách bệnh viện theo phương pháp truyền thống thường bao gồm phần mềm lập ngân sách kết hợp dữ liệu lịch sử hoạt động và giả định. Lãnh đạo bệnh viện sẽ xem xét dữ liệu liên quan trong hệ thống từ tất cả các phòng ban và đơn vị. 

Tiếp sau đó, ngân sách sẽ được chuyển đến đầu vào và sẽ được cập nhật, phê duyệt từ nhiều bên liên quan. Cuối cùng, quá trình này sẽ soạn lập ra một hệ thống ngân sách áp dụng trong một khoảng thời gian cụ thể.

b. Theo phương pháp dự báo tài chính

Dự báo tài chính là một phương pháp lập kế hoạch cho phép các nhà lãnh đạo bệnh viện sử dụng dữ liệu trong lịch sử một cách linh hoạt để dự đoán hiệu suất trong tương lai. Về cơ bản, nó trả lời cho câu hỏi “Làm thế nào kết quả từ tháng hoặc quý trước có thể ảnh hưởng đến quan điểm hiện tại và tương lai của chúng ta?”.

Không giống như ngân sách truyền thống dựa trên dữ liệu tĩnh hàng năm, dự báo tài chính sử dụng dữ liệu hiện tại để cập nhật các dự báo ngắn hạn và dài hạn. Dựa trên các dự báo liên tục, các nhà lãnh đạo có thể nhanh chóng điều chỉnh chiến lược quản lý bệnh viện khi điều kiện tài chính thay đổi. Họ sẽ kiểm tra các sáng kiến ​​và chi tiêu ở hiện tại cũng như đưa ra quyết định chiến lược về những nỗ lực trong tương lai.

Đây là cách quy trình thường hoạt động:

• Những người tham gia vào quy trình soạn lập ngân sách bệnh viện họp lại mỗi tháng hoặc mỗi quý để đánh giá và cập nhật hiệu quả của tình hình tài chính.
• Họ sẽ chọn khoảng thời gian dự báo thích hợp (ví dụ: dự báo định kỳ hàng tháng hoặc hàng quý cho năm hiện tại và tối đa một năm tới)
• Họ sử dụng dữ liệu có sẵn gần nhất, phân tích xu hướng cần được thực hiện, làm phép so sánh cũng như dự tính đến nhiều tình huống. Ví dụ: để phân tích dự báo về độ nhạy cảm và rủi ro trong công tác, các tổ chức thường kiểm tra ít nhất ba nhóm điều kiện, với các triển vọng thuận lợi, không thuận lợi và rất bất lợi.
• Dựa trên những phân tích này, các nhà lãnh đạo sẽ quyết định các hành động chính mà tổ chức của họ nên thực hiện ngay bây giờ hoặc trong ngắn hạn/dài hạn để củng cố và bảo vệ hiệu quả hoạt động của tổ chức.

Với quy trình này, các nhà lãnh đạo có thể đưa ra dự báo cho 6 đến 12 quý thay vì chỉ 12 tháng.

c. Các tips hiệu quả trong quá trình lập ngân sách

Để tránh những khó khăn thường gặp về ngân sách, các bệnh viện có thể đơn giản hóa quy trình lập kế hoạch bằng những bí quyết sau:

• Tạo kế hoạch hiển thị các nhiệm vụ chính cần được giải quyết trong quá trình, ai sẽ chịu trách nhiệm.
• Đặt thời hạn thực tế.
• Phấn đấu cải tiến liên tục, ghi lại những thông tin hữu ích có thể được áp dụng trong chu kỳ lập kế hoạch tiếp theo.
• Phát triển quy trình phân tích phương sai hàng tháng kịp thời.
• Cung cấp cho người dùng có kinh nghiệm những kiến thức sâu sắc hơn, chẳng hạn như báo cáo cho từng bộ phận về tổng doanh thu, thu nhập hoạt động, chi phí, tiền lương và vật tư, trên cơ sở tháng hiện tại và đầu năm.
• Nếu phía bệnh viện có giải pháp lập kế hoạch tự động, hãy cập nhật giải pháp đó để đảm bảo quyền truy cập vào các tính năng cải tiến mới nhất.

Thực hiện hoạt động kể trên đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ các nhà lãnh đạo thực hiện công việc một cách hiệu quả. Ngoài ra còn giúp giảm thiểu rủi ro và đặt ra các mục tiêu và dự định thời điểm cho quá trình hình thành và phát triển của bệnh viện. Vì vậy, việc tiến hành các nghiên cứu kỹ lưỡng về thị trường, đối thủ, tình hình nội bộ, cũng như dự đoán tương lai là hết sức cần thiết.

iCare Partner là đơn vị cung cấp các dịch vụ nghiên cứu thị trường, đối thủ và tư vấn chiến lược, lập kế hoạch. Với kinh nghiệm và tâm huyết của đội ngũ nhân viên tiềm năng, iCare Partner sẽ luôn đồng hành cùng đơn vị bệnh viện, thiết lập một ngân sách chi tiết và có tính chi phí hiệu quả, giúp bệnh viện tối ưu hóa sử dụng tài chính và mang lại lợi ích tối đa cho cộng đồng.
Lập ngân sách bệnh viện không chỉ đơn thuần là việc quản lý tài chính một cách có hệ thống và hiệu quả mà còn là một bước quan trọng trong việc thúc đẩy sự phát triển và nâng cao chất lượng dịch vụ y tế, mang lại lợi ích to lớn cho danh tiếng và vị thế của bệnh viện.