Vai trò khác biệt của kế toán bệnh viện và kế toán bệnh nhân

Bệnh viện là một trong những đơn vị có cơ cấu kế toán phức tạp.  Kế toán bệnh viện và kế toán bệnh nhân đều là những vị trí có vai trò quan trọng tại bệnh viện. Hai vị trí này có những sự khác biệt đáng kể trong nghiệp vụ. 

1. Nghiệp vụ kế toán bệnh viện và kế toán bệnh nhân

Kế toán bệnh nhân là một phần của kế toán bệnh viện. Kế toán bệnh viện chịu trách nhiệm mọi thứ trong báo cáo thu nhập và bảng cân đối kế toán của bệnh viện. Những thứ đó bao gồm doanh thu từ bệnh nhân, các dịch vụ khác như dịch vụ đỗ xe và ăn uống, tiền lương cho bác sĩ và các nhân viên khác cũng như các chi phí tiền thuê, tiền vật tư và tiện ích.

Kế toán bệnh nhân tập trung cụ thể vào từng bệnh nhân. Ở đây kể đến các dịch vụ mà bệnh nhân nhận được, thuốc và các vật dụng khác được sử dụng trong quá trình chăm sóc họ. Ngoài ra cũng bao gồm việc theo dõi các khoản thanh toán từ bệnh nhân, công ty bảo hiểm và các bên thứ ba như tổ chức từ thiện.

2. Mục tiêu của nghiệp vụ kế toán bệnh viện?

Kế toán bệnh viện có hai mục tiêu chính:

– Giúp bệnh viện hoạt động hiệu quả bằng cách đảm bảo rằng nguồn tài chính của bệnh viện luôn sẵn sàng để thanh toán chi phí cũng như luôn thu được đầy đủ doanh thu.

– Lập báo cáo tài chính phù hợp với chuẩn mực hạch toán kế toán bệnh viện.

Giống như bất kỳ doanh nghiệp nào, bệnh viện cần có quy trình kế toán và ghi sổ bao quát tất cả các lĩnh vực hoạt động. Để quản lý nguồn tiền, bệnh viện cần có dữ liệu về mọi thứ, từ việc mua thiết bị y tế đắt tiền nhất đến số tiền chi để thay giấy vệ sinh.

Việc tuân thủ nguyên tắc kế toán là vô cùng quan trọng đối với các bệnh viện. Hệ thống kế toán luôn phải tuân thủ theo các yêu cầu pháp lý. Bên cạnh các cuộc kiểm toán tài chính thông thường, các bệnh viện cũng có thể phải đối mặt với các cuộc kiểm toán từ các công ty bảo hiểm và cơ quan quản lý chăm sóc sức khỏe. 

3. Mục tiêu của kế toán bệnh nhân? 

Mục đích chính của kế toán bệnh nhân là theo dõi các dịch vụ liên quan đến bệnh nhân và sau đó kê khai bảng thanh toán cho việc khám bệnh và chăm sóc. 

Các hồ sơ EMR (Electronic Medical Record – bệnh án điện tử) hoặc EHR (Electronic Health Record – hồ sơ sức khỏe điện tử) sẽ cho thấy những dịch vụ mà bệnh viện cung cấp cho bệnh nhân một cách chi tiết. Sau đó sẽ được chuyển đổi thành báo cáo thanh toán thông qua việc mã hóa chính xác từng dịch vụ và quy trình cho mục đích bảo hiểm.

Thu thập doanh số cũng là một việc quan trọng. Hệ thống thanh toán cần định dạng thông tin theo cách mà các công ty bảo hiểm, Medicare và các nguồn tài trợ khác yêu cầu. Bệnh nhân cũng cần nắm được hóa đơn của mình và thanh toán bất kỳ khoản phí nào họ còn nợ.

Thông thường, đội ngũ kế toán sẽ xem xét hồ sơ và dịch vụ bảo hiểm của bệnh nhân để đưa ra hai hướng xử lý phù hợp.

4. Các thách thức thường gặp trong nghiệp vụ kế toán bệnh viện

Rất ít bệnh viện xây dựng phần mềm kế toán hoặc ERP (Enterprise Resource Planning – hệ thống giúp hoạch định nguồn lực của doanh nghiệp) của họ ngay từ đầu. Ở hầu hết các bệnh viện, hệ thống này là sự kết hợp của nhiều hệ thống máy tính khác nhau để thay thế hồ sơ giấy. Thông thường, các hệ thống kế toán này sẽ yêu cầu chuyển dữ liệu thủ công hoặc nhập dữ liệu trùng lặp.

Ngoài ra, các bệnh viện hiếm khi hoạt động theo một hệ thống duy nhất. Họ có thể được tạo thành từ các nhóm y tế khác nhau. Sau khi sáp nhập, họ vẫn hoạt động phần lớn là độc lập và tiếp tục sử dụng phần mềm kế toán bệnh nhân mà họ luôn sử dụng từ trước. 

Nói tóm lại, mỗi bệnh nhân thường được cung cấp dịch vụ bởi sự kết hợp của các khoa bệnh viện khác nhau hoặc từ các nhà cung cấp hoàn toàn độc lập với bệnh viện.

Bộ phận kế toán bệnh viện phải vượt qua những thách thức hoặc khó khăn về mặt cơ cấu được đề cập dưới đây để đáp ứng một số chức năng cốt lõi:

• Tổng hợp thông tin thanh toán của bệnh nhân, gửi hóa đơn và thu các khoản phải trả.
• Quản lý tiền lương và phúc lợi của nhân viên đồng thời phân bổ hợp lý giữa các chi phí trong hạch toán kế toán bệnh viện.
• Mua vật tư sẵn có và thiết bị mới đồng thời phân bổ chi phí cho các bộ phận liên quan.
• Có thể đưa ra các báo cáo thật nhanh chóng, cung cấp dữ liệu hữu ích khi cần thiết.
• Lập báo cáo tài chính phù hợp.
• Tuân thủ chặt chẽ các cuộc kiểm toán.

Ở hầu hết các bệnh viện, cần dành nhiều thời gian và công sức hơn để xử lý công việc do quy trình chưa được xây dựng hiệu quả. Phần lớn công việc được thực hiện bởi nhân viên kế toán cấp dưới, nhưng kế toán trưởng và quản lý cấp cao cũng cần giám sát công việc và xây dựng các quy trình cần thiết. 

Điều này có nghĩa là những người có thẩm quyền ra quyết định quan trọng đã buộc phải dành thời gian để đảm nhận các nhiệm vụ mà thực tế có thể được thực hiện bằng phần mềm kế toán bệnh nhân cải tiến. Việc nâng cấp hệ thống kế toán bệnh viện để đạt được hiệu quả tốt hơn luôn là một bài toán cần phải giải quyết nhanh chóng.

5. Thách thức trong việc hạch toán kế toán bệnh viện về chi phí bệnh nhân 

Có hai quy tắc phổ biến trong việc thiết lập hạch toán kế toán bệnh viện:

• Thứ nhất là ấn định chi phí tiêu chuẩn hóa cho từng thủ tục hoặc loại hình khám, chữa, chăm sóc bệnh nhân. Cách này có thể sẽ không đạt được kết quả xác thực cao vì không phải bác sĩ nào cũng có phương pháp hành nghề giống nhau. Ngoài ra, nó cũng không theo dõi một cách chính xác các nguồn lực bổ sung được sử dụng trong những trường hợp phức tạp.
• Thứ hai là theo dõi chi phí cụ thể. Cách này có thể đạt được hiệu quả hơn rất nhiều. Lợi ích rõ ràng nhất là kiểm soát chi phí tốt hơn. Cán bộ, nhân viên y tế có thể theo dõi tình hình cụ thể để đưa ra phương hướng khám chữa, chăm sóc hợp lý. Việc có được thông tin sát sao về tình trạng của bệnh nhân ở các giai đoạn khác nhau, rồi đưa ra cách điều trị cụ thể cho họ sẽ giúp tình trạng của bệnh nhân được cải thiện tốt hơn.

Phần khó khăn nhất của việc tính toán chi phí chăm sóc sức khoẻ cụ thể là tuyển dụng nhân viên y tế. Việc xác định số lượng và chất lượng nhân lực y tế phù hợp với nhu cầu, đồng thời đảm bảo rằng họ có đủ kỹ năng và kinh nghiệm để đáp ứng yêu cầu khắt khe của lĩnh vực y tế, thực sự là một nhiệm vụ không dễ dàng. Sự cân nhắc kỹ lưỡng về mặt tài chính và nhu cầu thực tế càng trở nên quan trọng, đặc biệt trong bối cảnh nguồn lực tài chính và nhân lực luôn là hạn chế lớn đối với nhiều cơ sở y tế.

6. Cách lập hoá đơn thanh toán cho bệnh nhân 

Mỗi bệnh viện sẽ có một phương pháp khác nhau trong việc lập hóa đơn thanh toán cho bệnh nhân. Một số bệnh viện có thể in và gửi hóa đơn giấy. Một số bệnh viện khác có thể thiết lập cổng thanh toán điện tử. Hoặc có những nơi tích hợp cả hai phương thức kể trên.

Hóa đơn giấy truyền thống có thể dễ dàng tạo ra bằng phần mềm kế toán bệnh nhân. Sau đó, các khoản thanh toán thường sẽ được thực hiện bằng tiền mặt và được nhập bởi nhân viên quản lý khoản phải thu. Vấn đề với cách tiếp cận này là việc sử dụng tiền mặt có thể sẽ bất tiện nếu khoản thu trên hóa đơn cao, sẽ khó khăn hơn cho bệnh nhân và người thân trong việc tìm kiếm nguồn tiền mặt và nộp lên bệnh viện.

Nhiều bệnh viện đã chuyển sang sử dụng phương thức thanh toán bằng cổng trực tuyến, mở ra một xu hướng hiện đại mang lại nhiều lợi ích. Bằng việc áp dụng công nghệ vào việc thanh toán, bệnh viện tối ưu hóa quy trình tài chính, giúp quản lý và xử lý thông tin thanh toán nhanh chóng, chính xác hơn. Mang lại sự tiện ích và cảm giác linh hoạt cho bệnh nhân khi có thể thanh toán.

7. Những thách thức trong quản lý doanh thu từ bệnh nhân 

Việc quản lý doanh thu bệnh viện là một trong những quy trình phức tạp nhất. Nguyên nhân là vì bệnh viện không giống như các hình thức hoạt động kinh doanh khác, nhiều bên có thể thanh toán cho cùng một dịch vụ theo nhiều cách khác nhau. Bên cạnh đó, việc áp dụng cơ cấu kế toán sao cho phù hợp cũng trở thành một thách thức.

Vấn đề sai lệch trong quá trình thu phí từ bệnh nhân là một thách thức khác mà nhiều đơn vị bệnh viện phải đối mặt. Một số bệnh viện mất doanh thu chỉ vì không theo dõi sát sao các hóa đơn chưa thanh toán gây ra thiếu hụt hoặc sai sót thông tin về các yêu cầu y tế. Thực trạng này xảy ra phần lớn do sai lệch giữa cán bộ, nhân viên y tế và nhân viên thu ngân. 

Việc khắc phục tình trạng này đòi hỏi phải theo dõi đúng tiến độ của các khoản phải thu và ghi chép đầy đủ các dịch vụ đã cung cấp cho khách hàng để theo dõi. Giống như các công ty bảo hiểm, bệnh nhân cũng có thể phản đối hóa đơn của mình và bệnh viện có thể buộc phải xóa các khoản nợ không chính xác nếu họ không cung cấp thông tin xác thực về từng khoản phí.

Với sự am hiểu sâu về ngành y tế và quy trình hoạt động ở lĩnh vực kế toán bệnh viện, iCare Partner tập trung vào việc tối ưu hóa quy trình vận hành, tối đa hóa lợi nhuận và cải thiện hiệu suất hoạt động của các cơ sở y tế. Đồng thời, chúng tôi còn cung cấp các giải pháp vốn phù hợp để hỗ trợ bệnh viện phát triển vững mạnh và lâu bền. 

Trong quá trình nỗ lực không ngừng nâng cao chất lượng và hiệu quả của hệ thống y tế, iCare Partner đã xây dựng một đội ngũ chuyên gia hàng đầu trong ngành. Chúng tôi cam kết hỗ trợ đối tác của mình trong việc nâng cao chất lượng dịch vụ y tế và mang lại sự tiến bộ và phát triển cho đơn vị bệnh viện.

Kế toán bệnh viện và kế toán bệnh nhân dù giữ vai trò khác biệt nhưng đều là những vị trí quan trọng không thể thiếu đối với quy trình vận hành tài chính của bệnh viện. Nắm rõ điều này sẽ giúp hoạt động của bệnh viện đạt được thành công và hiệu quả khả quan hơn.