09 giai đoạn cốt lõi trong quy trình quản lý thiết bị y tế
Với một quy trình quản lý thiết bị y tế, nhà quản lý có thể xác định được khi nào cần tiến hành kiểm tra, sửa chữa hoặc thay thế các thiết bị đã hỏng. Bài viết sau đây sẽ cung cấp thông tin về 9 giai đoạn cốt lõi mà quy trình nào cũng phải có.
1. Thiết bị y tế là gì?
Thiết bị y tế là một tài sản cốt lõi của bất kì cơ sở y tế nào. Bên cạnh sở hữu đội ngũ bác sĩ có chuyên môn thì thiết bị y tế đóng một vai trò quan trọng trong việc đánh giá chất lượng chăm sóc sức khỏe. Các thiết bị y tế bao gồm các thiết bị nhỏ lẻ như máy đo huyết áp, máy ly tâm cho đến các thiết bị phức tạp như máy chụp X quang, máy chụp cộng hưởng từ (MRI).
2. Vai trò quan trọng của việc quản lý thiết bị y tế (Medical Equipment Management (MEM))
Không phải là nói quá khi nói rằng đảm bảo chất lượng và an toàn của các thiết bị là việc làm đảm bảo sự sống còn của các cơ sở y tế. Vì vậy mà một kế hoạch quản lý thiết bị y tế (MEM) là hoàn toàn cần thiết.
MEM là một quá trình giúp bệnh viện phát triển, giám sát và bảo trì thiết bị an toàn. Đặc biệt, MEM cần phải được các tổ chức thường xuyên xem xét và chỉnh sửa theo kỳ. Thực hiện việc này để đảm bảo quá trình sử dụng thiết bị y tế phù hợp với hướng dẫn của nhà sản xuất. Đồng thời sẵn sàng được loại bỏ khi không sử dụng hiệu quả được nữa.
3. Các giai đoạn quản lý thiết bị y tế (A systematic way to manage medical equipment)
Cách quản lý thiết bị có hệ thống là nghiên cứu và tối ưu hóa tất cả các giai đoạn trong vòng đời của thiết bị đó. Có thể chia thành 9 giai đoạn cốt lõi trong quy trình quản lý thiết bị.
Phương pháp tiếp cận chu kỳ vòng đời ban đầu được phát triển cho các thiết bị y tế chính. Nhưng cũng có thể áp dụng cho các thiết bị y tế phụ nhưng thiết yếu và từ từ mở rộng sang các thiết bị khác.
Chuỗi hoạt động hoặc các giai đoạn quản lý thiết bị đều có trình tự logic. Và mỗi giai đoạn có tính phụ thuộc hoặc có mối liên kết với các hoạt động khác. Các giai đoạn này sẽ được trình bày ngay sau đây:
– Lập kế hoạch (Planning)
Quá trình lập kế hoạch là một công đoạn quan trọng trong quá trình đưa ra quyết định. Bởi vì nó cung cấp những thông tin cần thiết cho nhà quản lý. Nói cách khác, giai đoạn này sẽ đưa ra tầm nhìn về công nghệ nơi cơ sở y tế nên định vị mình. Có thể xác định theo các điều kiện sau để hỗ trợ quá trình ra quyết định:
- Thể hiện được nhu cầu và lợi ích
- Người dùng có trình độ và kỹ năng sử dụng thiết bị
- Đảm bảo đầy đủ dịch vụ hỗ trợ và bảo hành
- Điều kiện môi trường phù hợp
- Tuân thủ quy định
Các điều kiện này khá đơn giản và có thể được áp dụng cho bất kỳ việc mua sắm thông thường nào. Khi áp dụng chính sách này vào việc đầu tư các trang thiết bị sẽ phần nào giảm thiểu được các vấn đề trong quá trình sử dụng thiết bị sau này.
Việc lập kế hoạch này là trách nhiệm Hội đồng Tư vấn trang thiết bị y tế (Medical Technology Advisory Committee – MTAC). Hội đồng này bao gồm quản lý, giám đốc kỹ thuật lâm sàng và giám đốc kế hoạch. Việc lập kế hoạch sẽ đảm bảo sự cân bằng giữa lĩnh vực lâm sàng và công nghệ của các cơ sở chăm sóc sức khỏe.
– Mua bán (Acquisition)
Ngành y tế nổi tiếng với sự đổi mới và sản xuất liên tục các thiết bị, kỹ thuật. Với mục đích nhằm để cải thiện việc cung cấp dịch vụ chăm sóc cho bệnh nhân.
Tuy nhiên các thiết bị y tế không hề rẻ. Do đó, cần lưu ý đến quá trình mua bán và cân bằng được khả năng tài chính và kết quả của việc sử dụng thiết bị chăm sóc sức khỏe.
Việc xác định nhu cầu thường bắt đầu từ người sử dụng công nghệ. Tức là nhân viên y tế (bác sĩ và y tá). Hoặc do một hay nhiều sự kết hợp sau đây:
• Cung cấp dịch vụ mới
• Cải thiện hiệu suất dịch vụ
• Cải thiện kết quả lâm sàng
• Cải thiện lợi ích chi phí
• Đáp ứng từng tiêu chuẩn cụ thể
• Giảm rủi ro.
Quá trình đánh giá thiết bị y tế phải được thực hiện từ ba góc độ khác nhau: kỹ thuật, lâm sàng và tài chính.
Các thông số kỹ thuật bao gồm dịch vụ bảo hiểm, dịch vụ kỹ thuật, tài liệu hướng dẫn và bất kì yêu cầu khác cho hoạt động của thiết bị. Mục đích của việc đánh giá kỹ thuật là kiểm tra kỹ thuật công nghệ và đảm bảo hiệu suất của thiết bị đáp ứng được nhu cầu mong muốn. Đánh giá kỹ thuật được thực hiện bằng cách sử dụng phương pháp ghi điểm hoặc chấp nhận/từ chối.
Trong khi đó, đánh giá tài chính chỉ xem xét các chi phí của thiết bị, xem xét giá thấp nhất trong số các nhà cung ứng thiết bị.
Sau khi lựa chọn, phải có một giấy phép được ban hành để mua thiết bị. Hợp đồng mua hàng sẽ được chuẩn bị bởi phòng thu mua. Và phải bao gồm tất cả các điều khoản và điều kiện đã được thỏa thuận bởi nhà cung cấp và bệnh viện.
– Kiểm tra giao hàng và nhận hàng (Delivery and incoming inspection)
Bộ phận kỹ thuật lâm sàng phải đảm bảo việc kiểm tra đầy đủ khi nhập các thiết bị. Bao gồm xác minh các phụ kiện, tài liệu hướng dẫn, an toàn điện, thông số kỹ thuật phù hợp với tất cả các quy định và chính sách.
Thiết bị được mua phải được kiểm tra cẩn thận để phát hiện có hỏng hóc trong quá trình vận chuyển hay không. Có tuân thủ đúng các thông số kỹ thuật và quy định trong đơn đặt hàng đã được thông qua giữa hai bên hay không.
Việc kiểm tra được thực hiện nhằm giải quyết kịp thời những sự cố hư hỏng và tránh những vấn đề xảy ra khi bắt đầu sử dụng thiết bị.
– Kiểm kê và chứng từ (Inventory and documentation)
Kiểm kê và chứng từ là một giai đoạn quan trọng trong quá trình quản lý các thiết bị y tế. Bởi vì giai đoạn này cung cấp thông tin để hỗ trợ quản lý thiết bị ở các giai đoạn sau. Sau khi hoàn thành việc kiểm tra nhập khẩu, các nhà quản lý nên tạo một file hồ sơ về thông tin và chứng từ thiết bị. File hồ sơ nên chứa các thông tin sau:
- Mô tả chung về thiết bị
- Nhà sản xuất, model và số seri của thiết bị
- Phòng sở hữu và vị trí sử dụng thiết bị
- Số đơn và ngày đặt hàng
- Chi phí mua thiết bị
- Thông tin của nhà cung ứng thiết bị
- Điều kiện bảo hành và ngày hết hạn bảo hành
- Mô tả rút gọn về yêu cầu kiểm tra và bảo dưỡng định kỳ
- Tóm tắt lịch sử sử dụng thiết bị
- Thông tin về hợp đồng
- Vị trí các sách hướng dẫn sử dụng và bảo dưỡng của thiết bị.
– Lắp đặt, vận hành (Installation and commissioning)
Việc lắp đặt và điều chỉnh nên được thực hiện bởi nhân viên kỹ thuật nội bộ. Đặc biệt nếu họ quen thuộc với thiết bị cụ thể. Nếu việc lắp đặt và điều chỉnh thiết bị được thực hiện bởi nhà cung cấp thì nhân viên kỹ thuật nội bộ nên giám sát quá trình này. Tóm lại, quy trình lắp đặt nên tương thích với các quy định tiêu chuẩn lắp đặt thiết bị y tế.
– Đào tạo người dùng (User training)
Để giảm khả năng xảy ra sự cố khi sử dụng hoặc sửa chữa thiết bị. Tất cả nhân viên tham gia bảo trì và sử dụng thiết bị phải được đào tạo theo các tiêu chuẩn phù hợp với từng công việc.
Lỗi của người vận hành là một trong những nguyên nhân hàng đầu gây ra sự cố hư hại về thiết bị, đặc biệt là ở các nước đang phát triển. Việc sử dụng sai cách thiết bị y tế cũng sẽ làm tăng vấn đề bảo trì thiết bị. Do đó, việc đào tạo người sử dụng nên được nhà cung cấp theo dõi đều đặn.
Để đảm bảo trình độ kỹ năng phù hợp cho việc vận hành và sử dụng thiết bị. Trong thực tế, việc đào tạo sẽ bao gồm tất cả nhân viên như nhân viên lâm sàng, y tá, bác sĩ và nhân viên kỹ thuật.
– Giám sát hiệu suất (Monitoring of performance)
Một sai lầm trong quản lý các thiết bị y tế là tin rằng việc bảo hành được đảm bảo bởi nhà cung cấp nên nhân viên kỹ thuật nội bộ là không cần thiết. Việc nhận định sai lầm này sẽ khiến cơ sở y tế tốn thêm chi phí trong việc vận hành và sửa chữa thiết bị.
Nhân viên kỹ thuật nội bộ là người giữ vai trò mắt xích giữa bệnh viện và nhà cung cấp. Thông qua nhân viên của nhà cung ứng mà nhân viên kỹ thuật nội bộ có thể học hỏi về thiết bị. Từ đó giám sát và sửa chữa kịp thời khi các thiết bị xảy ra sự cố mà không cần mất nhiều thời gian để chờ nhân viên nhà cung ứng .
– Bảo trì (Maintenance)
Bảo trì thiết bị là hoạt động liên quan đến việc đảm bảo thiết bị hoạt động bình thường và hạn chế thời gian hỏng hóc. Mục tiêu chính của bảo hành là giảm thiểu, hoặc nếu có thể, loại bỏ nhu cầu sửa chữa.
Bảo trì thiết bị được phân loại thành Bảo trì Định kỳ (PM) và Bảo trì Sửa chữa (CM). Bảo trì định kỳ là hoạt động cần thiết nhằm kéo dài tuổi thọ của thiết bị, giữ cho thiết bị càng mới càng tốt. Hoặc phát hiện và khắc phục các vấn đề xảy ra trong quá trình sử dụng.
Trong khi đó, bảo trì sửa chữa là hoạt động nhằm khôi phục thiết bị y tế về tình trạng bình thường. Bao gồm các hoạt động giải quyết các sự cố khi sử dụng thiết bị, khi nhân viên phát hiện trục trặc hoặc được thực hiện khi bảo trì các thiết bị khác. Bảo trì sửa chữa nhằm duy trì thiết bị ở mức tốt nhất trước khi bị hỏng.
Thực tế, bảo trì định kỳ được dựa trên thời gian theo yêu cầu của nhà cung ứng và lịch sử sử dụng thiết bị. Bảo trì thiết bị đòi hỏi kiến thức về yêu cầu bảo trì và các nguồn lực cần thiết. Các nguồn lực này bao gồm lao động, linh kiện, vật liệu, công cụ và chi phí.
Khi thực hiện bảo trì định kỳ cần có một danh sách ghi lại những thông số và tình trạng thiết bị để kiểm tra và đối chiếu theo từng kỳ.
Bảo trì sửa chữa được tiến hành do yêu cầu của bệnh bệnh viện. Khi đưa ra yêu cầu bảo trì sửa chữa cần nêu lên được các vấn đề hư hỏng của thiết bị để việc diễn ra sửa chữa dễ dàng hơn. Cung cấp dịch vụ bảo trì sửa chữa có thể chia thành 4 loại: dịch vụ trong nội bộ, dịch vụ theo hợp đồng, bảo hiểm bảo trì và sửa công nghệ theo hợp đồng với nhà cung ứng
– Thay thế hoặc thải bỏ (Replacement or disposal)
Thay thế là giai đoạn cuối cùng trong vòng đời của thiết bị y tế. Tất cả các thiết bị y tế đều đạt đến điểm cuối trong vòng đời khi thời gian sử dụng giảm, hỏng hóc nhiều, vấn đề về an toàn, chất lượng chăm sóc không đạt yêu cầu, chi phí vận hành tăng hoặc đơn giản là do lỗi thời.
Việc xử lý thay thế thiết bị phải tuân thủ các quy định an toàn để bảo vệ con người và môi trường. Kế hoạch thay thế nên dựa trên các dữ liệu khách quan và có tính tương lai. Phải liên quan đến xu hướng thị trường lâm sàng và chiến lược kinh doanh của bệnh viện.
Kế hoạch thay thế nên bao gồm các yếu tố như chi phí, độ an toàn, tuổi thọ dự kiến, sự chuẩn hóa và lợi ích lâm sàng. Hơn nữa, các cơ sở y tế có thể đạt được nhiều lợi ích bằng cách sử dụng các thiết bị không sử dụng nữa như sau:
- Sử dụng linh kiện thay thế cho các thiết bị tương tự
- Thay thế bằng các thiết bị mới từ cùng nhà cung cấp
- Quyên góp cho các phòng khám từ thiện
- Dùng làm mô hình trong đào tạo nội bộ
- Sử dụng trong phòng thí nghiệm nghiên cứu
- Lưu giữ cho bảo tàng.
Việc quản lý các thiết bị y tế đóng vai trò quan trọng giúp các đơn vị quản lý tài sản và tối ưu chi phí. Do đó, các nhà lãnh đạo chăm sóc sức khỏe cần nắm rất rõ từng giai đoạn để áp dụng vào cơ sở y tế của mình. Liên hệ với chúng tôi để cùng thảo luận với các chuyên gia của iCare Partner về vấn đề của bạn!
Trên là toàn bộ thông tin chi tiết về 9 giai đoạn cốt lõi trong quy trình quản lý thiết bị y tế. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp ích trong việc lập kế hoạch quản lý của doanh nghiệp.
