3 nguyên tắc lập kế hoạch lực lượng lao động ngành y tế
Lập kế hoạch lực lượng lao động chăm sóc sức khỏe là một quá trình chuẩn bị đội ngũ nhân viên mà tổ chức của bạn sẽ cần trong tương lai để cung cấp dịch vụ y tế chất lượng, đồng thời hoạt động với hiệu quả tối đa.
1. Tại sao lập kế hoạch lực lượng lao động trong ngành y tế lại quan trọng?
Quá trình lập kế hoạch lực lượng lao động giúp các bệnh viện xác định nhu cầu nhân sự; xác định chiến lược, mục tiêu và chính sách quan trọng, từ đó tạo ra sự thay đổi tích cực.
Hầu hết các tổ chức đều có sẵn một số loại kế hoạch lực lượng lao động. Tuy nhiên, rất ít tổ chức có một quy trình chuẩn chỉnh mà họ có thể dựa vào để dự đoán số lượng và tìm kiếm nhân tài.
Đối với các bệnh viện, việc lập kế hoạch lực lượng lao động cho tương lai trở nên quan trọng hơn bao giờ hết vì nhu cầu về chăm sóc sức khỏe ngày càng tăng cao.
Lập kế hoạch về lực lượng lao động trong lĩnh vực y tế không chỉ là việc tích hợp vào kế hoạch chiến lược tổng thể của tổ chức mà còn là một phần thiết yếu trong việc đối mặt với những thách thức hiện tại như:
- Hệ thống và các dịch vụ chăm sóc sức khỏe ngày được cải tiến kéo thêm rất nhiều người có nhu cầu về các dịch vụ chăm sóc sức
- Dân số đang già đi, tạo ra một cơn bão nơi dân số cần được chăm sóc nhiều hơn và các chuyên gia chăm sóc sức khỏe từ thế hệ này đang nghỉ hưu
- Các tiến bộ trong công nghệ y tế cũng đang thay đổi cách mà các công việc trong ngành y được thực hiện
- Các quy định, quy chuẩn, chứng chỉ,… ngày càng phức tạp hơn
Vì vậy, việc phát triển kế hoạch lực lượng lao động chăm sóc sức khỏe trở thành một ưu tiên hàng đầu cho các cơ sở y tế. Các kế hoạch này giúp tổ chức xác định cụ thể nhu cầu về nhân sự, cải thiện việc tuyển dụng, quản lý nguồn cung ứng nhân lực, duy trì đội ngũ nhân viên, và giới thiệu những người mới vào ngành.
Tầm nhìn toàn diện của kế hoạch này giúp tổ chức tổng hợp chiến lược, sắp xếp nguồn nhân lực, và đạt được mục tiêu dài hạn của họ
Nếu không có một kế hoạch lực lượng lao động rõ ràng, cơ sở y tế có thể xảy ra tình trạng thiếu hụt nhân sự, ảnh hưởng đến khả năng của bệnh viện cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe chất lượng và đáp ứng các mục tiêu dài hạn của họ.
Một mô hình lập kế hoạch lực lượng lao động tốt sẽ tích hợp chiến lược tổng thể của tổ chức, sắp xếp nhân viên và mục tiêu để đảm bảo sự hiệu quả và bền vững trong việc cung cấp chăm sóc sức khỏe cho cộng đồng.
2. Các nguyên tắc cơ bản về lập kế hoạch lực lượng lao động
Các bệnh viện nên lập kế hoạch lực lượng lao động hàng năm, điều chỉnh kế hoạch (nếu cần) để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng. Bên cạnh đó, bạn hãy nhớ giữ cho kế hoạch lực lượng lao động phù hợp với kế hoạch chiến lược và các dự án, ngay cả khi đang thực hiện các thay đổi.
2.1. Đánh giá
Bước đầu tiên để chuẩn bị cho tình hình nhân sự trong tương lai là thực hiện đánh giá lại hiện trạng của tổ chức:
- Xem xét thông tin về việc tuyển dụng, giữ chân nhân viên, hết hạn hợp đồng, và người nghỉ việc trong quá khứ của tổ chức
- Nói chuyện với những người quản lý và chuyên gia trong tổ chức để hiểu rõ hơn về nhu cầu nhân sự hiện tại và tương lai
- Hãy cân nhắc xem có công nghệ mới nào có thể làm thay đổi cách làm việc của nhân viên trong tương lai không. Điều này có thể đưa ra những thay đổi trong vai trò và nhiệm vụ của họ
- Tìm hiểu về dữ liệu về mức lương và điều kiện làm việc tại các tổ chức tương tự để biết mức lương và phúc lợi của cơ sở có hấp dẫn không
Tất cả những thông tin này sẽ giúp lên kế hoạch cho lực lượng lao động của cơ sở. Bằng những thông tin này, tổ chức có thể dự đoán số lượng, kỹ năng của nhân sự, thời gian tuyển dụng và đào tạo.
Ngoài ra, các cơ sở y tế cũng có thể nghiên cứu về tình hình tổ chức bằng phân tích SWOT để xác định điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức hiện tại. Điều này sẽ giúp chúng ta hiểu rõ hơn về tình hình bên trong tổ chức trong quá trình lập kế hoạch lực lượng lao động.
2.2. Kế hoạch lực lượng lao động
Sau khi hoàn thành đánh giá, tổ chức chăm sóc sức khỏe thường chỉ định một người chịu trách nhiệm lập kế hoạch cho việc quản lý lực lượng lao động và chỉ đạo các bước tiếp theo. Điều này đóng vai trò quan trọng trong việc đạt được mục tiêu và hiệu quả đáp ứng nhu cầu về nhân sự.
Người này sẽ thực hiện việc lập kế hoạch thực tế cho lực lượng lao động, bắt đầu bằng việc giải quyết các vấn đề về nhân sự mà đã được xác định trong quá trình đánh giá, bao gồm cả nhân sự ngắn hạn và dài hạn. Đối với mỗi vị trí được xác định, người ta cần xem xét:
- Vai trò này có quan trọng không?
- Vị trí này có thể được lấp đầy bởi nhân viên hiện có trong tổ chức hay cần tuyển dụng từ bên ngoài với chuyên môn đặc biệt?
- Vị trí này có thể là tạm thời hoặc hợp đồng không?
Những người lập kế hoạch lực lượng lao động trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe cần xác định nhu cầu tuyển dụng khẩn cấp, kỹ năng và chuyên môn cần thiết để lấp đầy từng vị trí, số lượng nhân viên cần thiết.
Để ước tính nhu cầu lực lượng lao động, người lập kế hoạch phải xem xét các yếu tố như số lượng nhân viên hiện có, tỷ lệ nghỉ việc, quy trình tuyển dụng hiện tại và thời gian tuyển dụng trung bình. Ngoài ra, các nhà lập kế hoạch cũng phải cân nhắc tài chính và nguồn lực của tổ chức cho quá trình tuyển dụng trong quá trình lập kế hoạch.
Sau khi xác định các nhu cầu ưu tiên, người lập kế hoạch sẽ xác định những người có trách nhiệm trực tiếp và những bên liên quan. Phân công công việc rõ ràng: ai chịu trách nhiệm truyền đạt, thực hiện và tiếp tục quá trình lập kế hoạch lực lượng lao động.
Thông thường, những người này bao gồm các cấp quản lý và điều hành, bác sĩ, nhân viên hành chính nhân sự… Việc lập kế hoạch rõ ràng là một quá trình rất chi tiết và cần dự đoán chính xác, nhưng điều quan trọng nhất là giúp các bệnh viện cung cấp đủ nhân sự để đảm bảo chất lượng chăm sóc tốt nhất.
2.3. Thu hút và giữ chân nhân sự
Sau khi lên kế hoạch lực lượng lao động, các cơ sở y tế cần tìm cách thu hút và giữ chân nhân viên có trình độ. Một phần quan trọng của việc lên kế hoạch lực lượng lao động trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe là đảm bảo có đủ nguồn nhân tài.
Người lập kế hoạch lực lượng lao động cần xác định những chính sách và phương pháp tốt nhất để thu hút, đánh giá, tuyển dụng, đào tạo và giữ chân những nhân viên giỏi nhất.
Ngoài ra, cơ sở cần các đề xuất để cải thiện các quy trình và đề ra chiến lược tuyển dụng nhân tài cho các vị trí hoàn toàn mới.
Ví dụ, nếu đang áp dụng công nghệ mới, có thể không có kế hoạch chi tiết hoặc mô tả công việc tuyển dụng người có kỹ năng phù hợp cho công việc hoặc đánh giá hiệu suất sau khi tuyển dụng. Bạn hãy đảm bảo bổ sung thêm phần này trong kế hoạch lực lượng lao động.
Ngay cả những chiến lược thu hút và giữ chân thành công nhất cũng phải được đánh giá trong kế hoạch lực lượng lao động hàng năm. Quan trọng là phải thử nghiệm và áp dụng các phương pháp tiếp cận mới để duy trì tính cạnh tranh với các nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe khác.
3. Xem xét kế hoạch lực lượng lao động
Việc xem xét kế hoạch lực lượng lao động trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe hàng năm là điều rất quan trọng. Để làm điều này, người lập kế hoạch lực lượng lao động của bạn sẽ tạo ra một quy trình đánh giá và giám sát, để đo lường tiến độ, thành công và những lỗi tiềm ẩn trong kế hoạch
Bạn hãy làm rõ những gì cơ sở mong muốn đạt được qua việc lên kế hoạch và đánh giá hàng năm. Mục tiêu của tổ chức là phát triển và giữ chân những nhân viên tài năng có kỹ năng hỗ trợ cho các cơ sở chăm sóc sức khỏe.
Với sự thay đổi mạnh mẽ đang diễn ra trong ngành chăm sóc sức khỏe, các nhà lãnh đạo cần xác định và giảm thiểu những thách thức về nhân sự cho cơ sở. Lập kế hoạch lực lượng lao động chăm sóc sức khỏe sẽ giúp khởi đầu các cuộc thảo luận phù hợp để hiểu và giải quyết những thách thức đó.
Hiện nay, nguồn lực lao động có trình độ chuyên môn cao trong chăm sóc sức khỏe đang không quá dồi dào. Việc lập kế hoạch lực lượng lao động trước và trong khi hoạt động là vô cùng cần thiết đối với mọi cơ sở. Thấu hiểu điều đó, iCare Partner mong muốn hợp tác với các phòng khám để hỗ trợ tư vấn, thiết kế và triển khai toàn bộ các mảng việc phi lâm sàng.
