Vật tư y tế: lãng phí tối thiểu tiết kiệm tối đa
Việc có đủ vật tư y tế là điều cần thiết để đảm bảo an toàn cho nhân viên và sức khỏe của bệnh nhân. Tuy nhiên nếu không có kế hoạch hay nhận thức về việc sử dụng sẽ gây ra nhiều hậu quả vô cùng nghiêm trọng. Vậy đâu là phương pháp giải quyết?
1. Vật tư nào dễ gây lãng phí trong cơ sở y tế?
Trong các cơ sở y tế, có nhiều loại trang thiết bị khác nhau có thể bị lãng phí khi cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe. Chẳng hạn:
– Vật tư sử dụng một lần: là những vật tư được thiết kế để sử dụng một lần và sau đó tiêu hủy. Ví dụ như găng tay, kim tiêm, áo choàng và một số loại thiết bị y tế khác
– Thuốc hết hạn sử dụng hoặc chưa sử dụng: các loại thuốc không còn hiệu quả hoặc không được sử dụng có thể gây ra lượng lớn chất thải trong các cơ sở y tế. Vậy nên phải có kế hoạch xem xét và tiêu hủy các loại thuốc sắp và đã hết hạn hoặc không thể sử dụng được nữa. Điều này rất quan trọng để có thể ngăn chặn việc lãng phí và giảm chi phí xử lý rác thải
– Vật tư dư thừa: Đôi khi, các cơ sở y tế mua quá nhiều nguyên liệu và vật tư hơn số lượng thực tế cần thiết dẫn đến việc tồn kho. Điều này có thể làm cho những nguyên liệu và vật tư dư thừa bị hỏng trước khi được sử dụng.
Để xác định được các nguyên nhân gây lãng phí, cơ sở y tế có thể bắt đầu từ việc thực hiện kế hoạch kiểm toán tài chính.
Bao gồm việc xem xét kho hàng và xác định:
- Vật tư ít hoặc không được sử dụng
- Vật tư đã hết hạn.
- Vật tư đặt hàng quá nhiều
- Vật tư được đặt hàng quá ít so với nhu cầu
Tuy nhiên, để đảm bảo số liệu được chính xác, cơ sở y tế cần tham khảo ý kiến của nhân viên, những người thường xuyên tiếp xúc với vật tư.
2. Thực hiện các quy tắc quản lý hàng tồn kho
Dưới đây là một số gợi ý chiến lược để bệnh viện có thể thực hiện để quản lý kho vật tư tốt hơn:
– Quy tắc vào trước ra trước (FIFO – first in first out): Nên sử dụng những vật tư cũ nhất trước, mới nhất sau. Đảm bảo rằng các trang thiết bị đều được đưa vào sử dụng trước khi hết hạn.
– Thường xuyên rà soát, cập nhật mức tồn kho: Các cơ sở y tế cần quản lý vật tư tồn kho và cập nhật định kỳ. Biết được tổng quan số lượng và loại thiết bị y tế hiện có, đảm bảo có đủ nguồn lực trong quá trình chăm sóc bệnh nhân. Đặc biệt là kịp thời xử lý những vật tư sắp, đã và đang đến thời gian hết hạn sử dụng.
– Sử dụng công nghệ để theo dõi và quản lý vật tư: Có nhiều giải pháp công nghệ để theo dõi và quản lý kho hàng y tế như phần mềm quản lý kho, máy quét mã vạch,…Dựa vào các kết quả nghiên cứu mức độ tồn kho, số lượng, ngày hết hạn cho đến mô hình sử dụng. Mà các cơ sở y tế có thể xác định các khu vực lãng phí và triển khai các chiến lược để giảm thiểu chúng.
– Xem xét việc áp dụng hệ thống hàng tồn kho đúng thời điểm (just-in-time – JIT): Hệ thống JIT là một phương pháp quản lý tồn kho trong đó hàng hoá chỉ được nhập vào khi có nhu cầu thực tế. Bằng cách triển khai hệ thống JIT, bệnh viện có thể duy trì số lượng thiết bị tối thiểu trong kho mà vẫn đảm bảo rằng luôn có sự chuẩn bị đầy đủ cho các dịch vụ y tế.
– Tối ưu định mức hàng tồn kho (par levels): đây là phương pháp lưu trữ các vật tư y tế trong kho ở số lượng tối thiểu và tối đa vào bất kỳ thời điểm nào. Sử dụng cách này có thể đảm bảo các cơ sở y tế sẽ có đủ số lượng vật phẩm cần thiết. Nhưng không quá nhiều, điều này giúp giảm thiểu lãng phí và tiết kiệm chi phí vật tư y tế.
3. Đa dạng lựa chọn thay thế để tiết kiệm chi phí vật tư y tế
Có nhiều lựa chọn để có thể mua vật tư với giá rẻ nhằm hạn chế lãng phí và tiết kiệm tối đa tài chính, như:
– Mua hàng theo số lượng lớn để được chiết khấu: Khi mua một số lượng lớn các vật tư, trang thiết bị y tế phòng khám, bệnh viện sẽ được cung cấp một mức giá ưu đãi hơn so với mua với một số lượng nhỏ.
– Tìm hiểu nguồn cung từ các nhà cung cấp vật tư thay thế: Ngành y tế luôn là một ngành hot nên không thiếu các nhà cung cấp để cơ sở y tế có thể lựa chọn. Khi tìm kiếm và xem xét các nhà cung cấp đảm bảo bệnh viện sẽ tìm ra được nơi phù hợp với nhu cầu nhất.
– Tái sử dụng hoặc sử dụng lại nguyên vật liệu: Có thể tái sử dụng hoặc sử dụng lại một số dụng cụ dùng một lần nhưng vẫn trong tình trạng tốt. Tuy nhiên, những dụng cụ này cần trải qua quy trình tiệt trùng chặt chẽ và sử dụng theo số lần tối đa được quy định bởi Bộ Y tế
– Quyên góp hoặc bán các nguyên vật liệu dư thừa: Nếu các cơ sở y tế có các vật tư dư thừa thì có thể quyên góp cho các cơ sở y tế khác hoặc bán lại để bù lại một phần chi phí mua vào.
– Đàm phán với nhà cung cấp: Nếu các cơ sở y tế giữ một mối quan hệ với nhà cung cấp và luôn đặt hàng với số lượng lớn. Thì khả năng cao sẽ nhận được một mức giá vô cùng ưu đãi.
Khi xem xét các lựa chọn mua hàng, việc cân nhắc đến các ưu điểm và nhược điểm của phòng khám và nhà cung cấp là vô cùng quan trọng. Đồng nghĩa với việc rằng các cơ sở y tế cần phải bỏ ra nhiều thời gian và công sức để tìm ra đối tác phù hợp nhất.
Chất lượng và đánh giá về nhà cung cấp trên thị trường cũng đặc biệt quan trọng. Các sản phẩm kém sẽ làm tăng chi phí về tài chính và thời gian cho các cơ sở y tế. Làm lượng tăng rác thải và tăng nhu cầu đặt hàng lại, ảnh hưởng đến sức khỏe khách hàng cũng như danh tiếng của bệnh viện.
4. Đào tạo nhân viên về các sử dụng đúng theo định mức và lưu trữ đúng cách
Nhân viên là những người trực tiếp sử dụng vật tư y tế trong quá trình chăm sóc sức khỏe. Nên việc tăng nhận thức và kỹ năng của nhân viên là điều hoàn toàn cần thiết. Dưới đây là một số phương pháp để đào tạo nhân viên về việc sử dụng và lưu trữ dụng cụ đúng cách:
– Nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tuân thủ ngày hết hạn: Vật tư y tế hết hạn là nguồn lãng phí lớn và gây khó khăn cho các bệnh viện khi xử lý. Việc tuân thủ đúng ngày hết hạn sẽ giúp đảm bảo rằng vật tư y tế được sử dụng trong trạng thái tốt nhất và đáp ứng được các tiêu chuẩn an toàn và hiệu quả.
Nếu không tuân thủ, sẽ có những hậu quả nghiêm trọng như mất tiền bồi thường, phạt tiền, hoặc mất uy tín. Không chỉ vậy, với thời đại số phát triển hiện tại thì khách hàng dễ dàng tiếp cận được thông tin từ khắp nơi trên thế giới. Cho nên khi một doanh nghiệp sử dụng vật tư hết hạn đặc biệt là trong lĩnh vực y tế thì doanh nghiệp đó không chỉ đối mặt với pháp luật mà còn có thể rơi vào tình huống phá sản.
– Khuyến khích việc sử dụng hệ thống quản lý hàng tồn kho: Sử dụng công nghệ vào quá trình quản lý mang lại nhiều lợi ích cho cơ sở y tế và nhân viên:
- Giảm thiểu sai sót do con người
- Tiết kiệm tổng thời gian, chi phí
- Tăng hiệu quả hoạt động của cơ sở y tế bằng cách quản lý thiết bị một cách hiệu quả và nhanh chóng.
- Giúp cơ sở y tế có đủ số lượng thiết bị để đáp ứng nhu cầu của khách hàng
- Tránh gián đoạn trong quá trình cung cấp dịch vụ
- Tối ưu hoá việc đặt hàng, điều chỉnh nguồn cung và xác định được các vấn đề trong chuỗi cung ứng
– Cung cấp đào tạo về kỹ thuật lưu trữ vật tư đúng cách: Các vật tư y tế cần được lưu trữ, bảo quản để giảm thiểu rủi ro bị hư hoặc bị ô nhiễm từ môi trường. Để làm được điều đó thì toàn bộ nhân viên nên được đào tạo về kỹ thuật lưu trữ đúng cách. Chẳng hạn như giữ các dụng cụ đúng điều kiện nhiệt độ, độ ẩm,…
Lưu trữ thiết bị đúng cách giúp cho nhân viên y tế:
- Nắm bắt được các quy định, tiêu chuẩn và quy trình lưu trữ vật tư y tế
- Thực hiện công việc một cách chính xác, đảm bảo chất lượng dịch vụ cung cấp cho khách hàng
- Nâng cao kỹ năng và kiến thức của mình, tự xử lý khi có sự cố xảy ra
– Khuyến khích việc sử dụng vật tư dùng một lần: Các thiết bị sử dụng một lần giúp giảm thiểu rủi ro về ô nhiễm, đảm bảo an toàn cho nhân viên và bệnh nhân. Sử dụng các sản phẩm như ống tiêm, găng tay y tế hay túi ni-lông trong một lần giúp ngăn ngừa nguy cơ lây nhiễm, tránh các vấn liên quan về vệ sinh.
Các vật tư sử dụng một lần giúp tiết kiệm chi phí cho các cơ sở y tế. Tuy nhiên nó cũng gây ra một số vấn đề về môi trường khi gia tăng lượng rác thải. Do đó bệnh viện cần có các biện pháp xử lý và tái chế thích hợp.
– Giáo dục nhân viên về tầm quan trọng của giảm lãng phí: Đào tạo này giúp nhân viên nhận thức được tầm quan trọng của việc tiết kiệm chi phí vật tư y tế. Giúp họ nâng cao ý thức và kỹ năng trong việc giảm lãng phí, sử dụng thiết bị hiệu quả và đúng cách. Đồng thời giúp cải thiện hiệu suất làm việc của họ.
Việc giảm lãng phí không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà còn giúp bảo vệ môi trường và tài nguyên. Nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ của cơ sở y tế. Tuy nhiên, để đạt được hiệu quả tối đa trong việc giảm lãng phí, cần có sự hỗ trợ và tham gia tích cực của toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp
Cho nên việc giáo dục nhân viên về tầm quan trọng của giảm lãng phí không chỉ là trách nhiệm của doanh nghiệp mà còn là trách nhiệm của từng cá nhân. Mỗi cá nhân đều có thể đóng góp vào việc giảm lãng phí bằng cách sử dụng tài nguyên một cách hiệu quả và tiết kiệm.
5. Kết luận
Tóm lại, việc giảm thiểu lãng phí và tối đa hóa tiết kiệm chi phí với nguyên vật liệu y tế là rất quan trọng để cải thiện hiệu suất tài chính và bền vững môi trường của các cơ sở y tế.
Thấu hiểu điều đó, iCare Partner mong muốn hợp tác với các cơ sở y tế để hỗ trợ tư vấn chiến lược, kế hoạch và giải pháp nhằm tăng hiệu quả hoạt động, tối ưu chi phí cho bệnh viện, phòng khám, đặc biệt là những phòng khám có tham vọng mở chuỗi nhiều cơ sở.
